Tabela przestawna – podstawy
Tabela Przestawna to zaawansowane narzędzie do analizy danych w Excelu. Co nie oznacza, że korzystanie z tego narzędzia jest bardzo trudne.
Uważam, że nie. Naprawdę potrzeba tylko trochę chęci i czasu, by przerobić kilka przykładów, by można w podstawowym zakresie korzystać z zalet Tabel Przestawnych.
Dzięki tabelom przestawnym bardzo szybko możemy przeanalizować surowe dane w bardziej przystępny sposób. A więc Tabele Przestawne przede wszystkim oszczędzają nam czas i sprawiają, że Excel wcale nie jest taki straszny.
Dowiesz się jak w podstawowy sposób korzystać z tabeli przestawnej, a także jak dodać dodatkowe pole obliczeniowe.
W Tabelach Przestawnych można dodać własne pola obliczeniowe. W artykule jest informacja jak to zrobić.
Tabela przestawna – film instruktażowy
Tabela przestawna – na czym polega zadanie?
Posiadamy tabelę z danymi sprzedażowymi pięciu regionów sprzedażowych:
- południowy
- północny
- zachodni
- wsochdni
- centralny
Nasze zadanie to sprawdzić całkowitą wartośc sprzedaży netto, brutto oraz ile wynosi wartość podatku vat. O ilewartość netto i brutto osiągniemy w najprostszy sposób o tyle juz wartości podatku vat nie mamy, tutaj sięgniemy po dodatkowe pole w tabeli przestawnej.
Praca z przykładowym plikiem
Plik do przykładu można pobrać poniżej.
UWAGA! Plik wyświetla błędy, jeśli wpisana funkcja w komórkę jest inna niż zaplanowałem dla danego przykładu. Co nie oznacza, że koniecznie jest to błędem, ponieważ często pewne rzeczy w Excelu można zrobić na kilka / kilkanaście sposobów.
Jak zrobić tabelę przestawną?
Żeby zrobić tabelę przestawną trzeba kliknąć na dowolnej komórce w naszych danych źródłowych. W naszym zadaniu to tabela, która zajmuje zakres B7:H56. Poniżej instrukcja krok po kroku.
- Klikamy na dowolną komórkę,
- klikamy na menu Wstawianie
- wybieramy Tabela przestawna – zauważmy, że Excel automatycznie zaznaczył całą naszą tabelę oraz wyświetlił nowe okno dialogowe,
- jako, że w zupełności nam wystarczą opcje domyślnie ustawione przez Excel – czyli zaznaczony obszar i by tabela przestawna powstała na nowym arkuszu – to klikamy na OK.
Tabela przestawna gotowa – co dalej?
Jak widzimy na nowym arkuszu mamy nowe pole z nazwą Tabela przestawna1, a poniżej nformacja:
Aby utworzyć raport, wybierz pola z listy pól tabeli przestawnej
Po prawej stronie z kolei mamy Pola Tabeli Przestawnej. I to właśnie w tym miejscu będziemy wybierać pola, które następnie będą się wyświetlać w lewej części arkusza. Jak widać są tam wszystkie nagłówki z naszej tabeli, czyli:
- REGION
- CENA_NETTO
- VAT
- ILOŚĆ
- WARTOŚĆ_NETTO
- WARTOŚĆ_BRUTTO
- DATA
Jak więc widać na pierwszy rzut oka mamy WARTOŚĆ_NETTO oraz WARTOŚĆ_BRUTTO, a brakuje WARTOŚCI_VAT.
Tworzymy raport z tabeli przestawnej
Tworzenie podstawowego raportu nie jest trudne, jeśli wiemy co chcemy osiągnąć. W naszym przykładzie chcemy uzyskać informacje o wynikach poszczególnych regionów, klikamy więc na polach wyboru w Polach tabeli przestawnej kolejno na: REGION, WARTOŚĆ_NETTO, WARTOŚC_BRUTTO. Jak zauważymy po każdym kliknięciu na polu wyboru w lewej części arkusza od razu bedą zachodziły zmiany. Efekt powyższego to tabela z podziałem na regiony oraz ich wyniki.
Dodanie pola opcji w Tabeli Przestawnej
Jeśli nie możemy znaleźć danych, które nas interesują to zawsze możemy spróbować dodać je za pomocą pól opcji w tabelach przestawnych. Oto jak tego dokonać. Wiemy, że potrzebujemy uzyskać wartość vatu, w naszym przykładzie wystarczy więc odjąć od wartości brutto wartość netto.
- Jeśli jest nieaktywna w menu głównym karta Analiza tabeli przestawnej to klikamy na nią,
- następnie klikamy na Pola, elementy i zestawy,
- z menu wybieramy Pole obliczeniowe…
- w oknie Wstawianie pola obliczeniowego zmieniamy Nazwę z Pole1 na np. WARTOŚĆ_VAT,
- w celu przejścia do pola Formuła naciskamy klawisz TAB lub klikamy dwa razy na zero po znaku równości,
- zaznaczenie Pola WARTOŚĆ_BRUTTO,
- naciskamy przycisk Wstaw pole
- naciskamy klawisz minus
- alternatywnie do pkt 6 klikamy dwa razy lewym przyciskiem myszy na WARTOŚĆ_NETTO co spowoduje w polu Formuła dopisanie pola,
- pozostanie nacisnąc przycisk OK.
Gotowa Tabela Przestawna
W tym momencie mamy gotową Tabele przestawną wraz z danymi, które potrzebowaliśmy. To co możemy teraz jeszcze zrobić to delikatnie sformatować wyświetlane wyniki, by były bardziej czytelne.
- W tym celu klikamy na dowolną wartość z Suma z WARTOŚĆ_NETTO,
- następnie naciskamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy z menu kontekstowego Ustawienia pola wartości…
- wybieramy przycisk Format liczby,
- z Kategorii wybieramy Liczbowe,
- po prawej stronie następnie chcemy, by były wyświetlane 2 miejsca po przecinku zaznaczamy Użyj separatora 1000(),
- na koniec naciskamy przycisk OK w tym i kolejnym oknie.
Jak widzimy w całej kolumnie już wyświetlane są dwa miejsca po przecinku wraz z separatorem tysięcy. Teraz wystarczy skopiować formatowanie tych pól do kolmn obok, a wykonamy to najprościej jak można, czyli za pomocą Malarza formatów.
- Klikamy na dowolnej komórce z nowym formatem, np. B4,
- wybieramy Malarza formatów,
- zaznaczamy interesujący nasz obszar C4:D9,
- formatowanie reszty danych uznajemy za zakończone.
Czy praca z Tabelami przestawnymi jest trudna?
To pytanie pozostawię bez odpowiedzi, a jeśli dzięki powyższemu artykułowi sprawiłem, że już nie to bardzo sie cieszę.
Zobacz inne przykłady
Jeśli spodobał Ci się wpis pozostaw po sobie znak w formie komentarza, a także zapraszam do zapisania się na moją listę mailingową. Przy okazji może zainteresują Cię inne moje artykuły.
2 komentarzy
W którym Excel-u pojawiły się tabele przestawne?
To było dawno… bodajże Excel 97 🙂