Kalkulator gotówki w Excelu – Stan Kasy – część 3

W trzeciej części zaprezentuję jak obsłużyć błędy, tak by praca z arkuszem była zrozumiała dla wszystkich użytkowników, a nie tylko dla autora.

Poprawność danych

Na początku sprawdźmy, czy dane, które będzie wpisywać użytkownik w kolumnie Ilość będą  liczbami  całkowitymi. W arkuszu STAN KASY… zaznaczmy  obszar D10:D24, następnie  na wstążce klikamy na zakładkę Dane oraz Poprawność danych.

W oknie Sprawdzenie poprawności danych w zakładce Ustawienia ustawiamy parametry jak poniżej:

• Dozwolone – Pełna liczba
• Ignoruj puste – zaznaczone
• Wartości danych – między
• Minimum – 0
• Maksimum – 500, nie sądzę, że będzie więcej jednej ilości nominału, jednak jeśli macie większe potrzeby wpiszcie ile potrzebujecie

Zakładka Alert o błędzie:

Styl – Stop

• Tytuł - Błąd! Niepoprawna wartość
• Komunikat o błędzie - Proszę wprowadzić liczbę całkowitą!

Naciskamy klawisz Ok.

Sprawdźmy czy działa, spróbujmy wpisać zamiast liczby całkowitej literę lub liczbę z jednym miejscem po przecinku, działa.

Obsługa błędów

Przechodzimy do arkusza o  i w komórce L6 wpisujemy Obsługa błędów. Poniżej wpiszemy komunikaty błędów, na początku będą dwa:

• MANKO! Brakuje w kasie
• SUPERATA! Za dużo w kasie o

Teraz napiszemy funkcję, która skorzysta z powyższych dwóch komunikatów do sprawdzenia stanu gotówki. Na początku wykorzystamy funkcje  JEŻELI().

Funkcja najpierw sprawdzi czy komórka H20 jest mniejsza od zera, jeśli tak to wypisze komunikat MANKO, jeśli nie, to za pomocą kolejnej funkcji JEŻELI() sprawdzimy czy komórka H20  jest równa zeru, jeśli tak to nic nie wyświetlamy, a jeśli nie jest równa zeru (wtedy jest większa od zera) to wyświetlamy komunikat SUPERATA.

Formuła z funkcją JEŻELI, do komórki I20 wpisujemy: =JEŻELI(H20<0;L7;JEŻELI(H20=0;””;L8))

Teraz dodamy do tej funkcji opcję wyświetlającą o ile nie zgadza się kasa. Do każdego odwołania do komunikatu dodajemy operator łączenia &: =JEŻELI(H20<0;L7&H20;JEŻELI(H20=0;””;L8&H20)).

Jeśli teraz będziemy chcieli sprawdzić czy to działa to zauważymy, że czasem przy bardzo małych wartościach cyfry, które są dołączone do komunikatów zamiast wyświetlać komunikat: MANKO! Brakuje w kasie 0,01 wyświetla MANKO! Brakuje w kasie 0,01000002183. Jak temu zaradzić? Zastosujemy funkcję TEKST(), w której podajemy tekst do wyświetlenia oraz jego format, my dodamy taką funkcję: TEKST(H20;”# ##0,00 zł”) w miejsce H20.

=JEŻELI(H20<0;L7&TEKST(H20;"# ##0,00 zł");JEŻELI(H20=0;"";L8&TEKST(H20;"# ##0,00 zł")))

Ok, mamy komunikat o nie zgadzającej się ilości gotówki gotowy. Przejdźmy do arkusza STAN KASY… kliknijmy w komórkę I20 wpiszmy =o!i20

No to mamy prawie gotowe, chciałbym jeszcze, by komórka H20 w momencie nie zgadzania się kasy, jakoś się odróżniała, dodamy zatem formatowanie warunkowe.

Formatowanie warunkowe

Na początku kliknijmy na komórkę H20 i zmieńmy kolor tła na czerwony oraz kolor czcionki na biały, możemy także jeszcze pogrubić tekst (Ctrl+B).

Następnie ze wstążki i zakładki Narzędzia główne, klikamy na Formatowanie warunkowe -> Reguły wyróżniania komórek -> Równe…

Gdzie wpisujemy 0, a listy obok wybieramy Format niestandardowy… następnie w oknie Formatowanie komórek zaznaczamy:

• Zakładka Wypełnienie -> kolor tła: taki sam odcień tła jak komórki G20
• Zakładka Czcionka -> Kolor: Automatyczny, Style Czcionki: Standardowy

I w ten sposób doszliśmy do końca odcinka, w którym obsługiwaliśmy błędy w naszym arkuszu. Nawet jak uważacie, że zadanie jest łatwe, ale wcześniej nie wykorzystywaliście użytych funkcjonalności Excela to proponuje je przerobić we własnym zakresie. Tak się szybciej nauczycie.

Oczywiście zapraszam do komentowania, zapisu do newslettera i do zobaczenia w następnej części.