Kalkulator gotówki w Excelu – Stan Kasy – część 2

W pierwszej części stworzyliśmy kalkulator do liczenia gotówki, jak na obrazku poniżej.

Co to jest warstwa logiczna i prezentacyjna?

Najprościej mówiąc, warstwa logiczna to wszystkie nasze formuły, które odpowiadają za obliczanie, a warstwa prezentacyjna to wygląd - formatowanie komórek, tekstów, itp.

Czy i po co oddzielać warstwę logiczną od prezentacyjnej?

Jeśli używamy arkusza Excela tylko do jednorazowej pracy to nie ma to sensu, gdyż arkusz najczęściej zostaje za chwilę odłożony na bok lub usunięty.

Natomiast jeśli jest to arkusz, którego używamy często i z czasem rozbudowujemy o nowe funkcje to wtedy ma to sens. Jeśli dodatkowo z niego będą korzystać inni użytkownicy to tym bardziej warto to zrobić, gdyż możemy utrudnić użytkownikom usunięcia niechcący formuł, które odpowiadają za poprawne obliczenia w arkuszu. Co jeszcze przemawia za takim rozwiązaniem? Łatwiej jest arkusz rozbudować o nowe funkcjonalności. Mam nadzieję, że Was to przekonało, mnie dawno temu.

Zaczynajmy

Na początek robimy kopie arkusza, w tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwie arkusza i wybieramy  Przenieś lub kopiuj... następnie zaznaczamy pole  Utwórz kopię i jeśli chcemy możemy wskazać, gdzie ma się pojawić nowy arkusz, ja zaznaczyłem (przenieś na koniec).

Zmieńmy mu teraz nazwę klikając dwa razy przyciskiem myszy na nazwie nowego arkusza, ja przyjąłem nazewnictwo jednoliterowe i zazwyczaj pierwszy taki arkusz nazywam małą literą o.

Nowo powstały arkusz o nazwie o jest dla mnie arkuszem z warstwa logiczną, czyli tutaj znajdą się wszystkie moje formuły. Musimy się teraz zastanowić jakie dane znajdą się tutaj, a jakie będą pobierane z innego arkusza. Z całą pewnością z Arkusza STAN KASY pobierane będą ilości poszczególnych nominałów, a także dane o płatnościach.

Klikamy więc na komórkę D10 i wpisujemy znak równości, następnie klikamy na nazwie arkusza STAN KASY... i wskazujemy komórkę D10 oraz naciskamy ENTER.

W arkuszu o w prawym dolnym rogu komórki D10 klikamy dwa razy, co spowoduje, że formuła zostanie skopiowana do dołu. Podobnie postępujemy z komórkami H10, H12, H13, H14.

I tak naprawdę warstwę logiczną mamy gotową, teraz należy zmienić adresowanie w arkusz STAN KASY...

Proponuję przejść do arkusza STAN KASY następnie kliknąć na komórce D8 kliknąć znak równości, wybrać arkusz o i również wskazać komórkę D8 - wciskamy ENTER.

Teraz zaznaczamy C9 i powtarzamy wcześniejszą operację, czyli wskazujemy komórkę C9  w arkuszu STAN KASY. Następnie jeszcze raz zaznaczamy komórkę C9, najeżdżamy kursorem na jej prawy dolny róg, aż kursor zmieni kształt na czarny krzyżyk, naciskamy prawy przycisk myszy i przeciągamy zaznaczenie do ostatniej komórki, czyli tej z wartością 500, puszczamy przycisk i wybieramy Wypełnij bez formatowania.

Następnie komórkę C9 kopiujemy do D9  oraz E9, a komórkę E9 w podobny sposób jak wcześniej bez formatowania do komórki E25, którą z kolei kopiujemy do D25.

Aby trochę usprawnić proces kopiowania w kolejnej tabeli najpierw usuńmy Scalanie komórek w komórkach G11 i G17.  Teraz w komórce G8  wpisujemy =o!G8 i ENTER, zaznaczamy tą komórkę raz jeszcze, kursor ustawiamy w jej prawym dolnym rogu, aż zamieni się w czarny krzyżyk i wciskamy prawy przycisk myszy, następnie zaznaczamy aż do komórki G20, gdzie po zwolnieniu przycisku znów wybieramy polecenie Wypełnij bez formatowania. Zera, które się pojawiły usuwamy, następnie komórkę G15 traktujemy tak samo, tylko przesuwamy w prawo i znów wybieramy polecenie Wypełnij bez formatowania. Teraz zaznaczamy zakres komórek G18:gG20 i tak jak przed chwilą za pomocą polecenia Wypełnij bez formatowania wypełniamy komórki obok, czyli zakres H18:H20.

Możemy przywrócić scalanie w komórkach G11:H11  oraz G17:H17.

Formatowanie komórek - nadanie jednego koloru komórkom, które można edytować

No i mamy praktycznie koniec. Ja jednak staram się przyzwyczajać użytkowników, którzy korzystają z moich narzędzi do pewnych stałych, że tak to nazwę. Zawsze tylko jeden kolor pól ustalam z możliwością do edytowania, by nie mieli wątpliwości, które pola mogą edytować. Proponuję więc nadać kolor wszystkim komórkom, za wyjątkiem tych, w których można wpisywać dane. Przyjmuję w tym zadaniu, że użytkownicy mogą uzupełniać tylko białe pola. Proszę więc o sformatowanie kolorystyki arkusza we własnym zakresie w dowolny sposób, poniżej jak ja to zrobiłem.

Dodatkowo usunąłem siatkę poprzez wybranie z wstążki karty Widok oraz odhaczenie Linie siatki.

Na tym koniec tej części, by arkusz był zdatny do użytku powinniśmy wykonać jeszcze kilka rzeczy, ale to w następnych częściach.

Oczywiście zapraszam do zapisu do mojego newslettera, dzięki temu dostaniecie info o kolejnym nowym wpisie na mojej stronie oraz zapraszam do pozostawienia komentarzy.