Kalkulator gotówki w Excelu – Stan Kasy – część 1

Dawno, dawno temu… kiedy pracowałem w sklepie, jednym z moich obowiązków było liczenie gotówki z utargów. Jako, że Excel mi podpowiedział bym sobie pomógł w tym, stworzyłem kalkulator, z którego korzystałem bardzo długo, a także z czasem go rozwijałem o nowe funkcjonalności. Niestety w moim archiwum nie znalazłem tego narzędzia, więc  postanowiłem na poczet wpisu przygotować podobne narzędzie do tamtego.

Kalkulator stworzę podczas 5 części:

1. stworzenie podstawowego kalkulatora gotówki w Excelu,
2. oddzielenie warstwy logicznej od prezentacyjnej,
3. dodanie obsługi błędów,
4. dodanie zakładek, w których będzie informacja o płatnościach bonami, kartami oraz zakupów ratalnych,
5. integracja z zewnętrznym systemem sprzedażowym.

Plik Excela do przykładu do pobrania na dole wpisu.

Założenia kalkulatora Stan Kasy

Wykorzystamy do obliczeń jedną z podstawowych funkcji jaką jest SUMA, oraz sformatujemy arkusz, aby nadać mu  schludny wygląd.

W kalkulatorze będzie można:

• wpisać ilość posiadanego bilonu lub banknotów,
• wpisać imię osoby sprawdzającej,
• wpisać wartości całego utargu,
• wpisać wartości płatności bezgotówkowych:
  • karty,
  • bony,
  • sprzedaż ratalna,
• na końcu kalkulator pokaże wynik, czy stan gotówki jest taki sam jaki powinien być, na podstawie uzupełnionych danych.

Zaczynajmy.

Po otwarciu nowego arkusza w komórce D8 wpisuje nazwę narzędzia STAN KASY, poniżej zaś Nominał, Ilość i Wartość. W kolumnie Nominał wpisuje wartości dostępnych w naszym kraju banknotów i bilonu, natomiast w E10 wpisuje formułę =C10*E10, której celem będzie wyliczenie wartości nominału i jego ilości. Naciskam ENTER.

Następnie kopiuję formułę do pola E24 poprzez dwukrotny klik w prawym dolnym rogu komórki E10. W komórkę D25 wpisuję słowo Suma, a obok w E25 formułę zliczającą całą ilość gotówki =SUMA(E10:e24) i naciskam ENTER.

Teraz po prawej stronie w wstawię kolejne dane potrzebne do realizacji zadania:

• Osoba sprawdzająca
• Wartość utargu
• Płatności
• Kartami
• Bonami
• Raty
• Gotówka
• Sprawdzenie kasy
• Stan w kasie
• Stan wg raportu
• Różnica

W komórce H15 wpisuję formułę =H10-SUMA(H12:H14), która od Wartości utargu odejmuje sumę wartości płatności kartami, bonami oraz zakupów ratalnych.

W H18 wpisuję E25, czyli sumę całej policzonej gotówki, w H19 wpisuję H15, czyli ilość gotówki jaka powinna być po odjęciu od sprzedaży płatności bezgotówkowych. Pozostaje w H20 dodać formułę sprawdzającą, czy wartości z komórek H18 i H19 są takie same: =H18-H19.

Formatowanie danych

1. Klikamy na komórkę C8  i nie zwalniając przycisku przeciągamy kursor do komórki E24,
2. następnie naciskamy prawy przycisk myszy z menu kontekstowego klikamy na strzałkę przy formatowaniu krawędzi,
3. z kolejnego menu wybieramy Wszystkie krawędzie.

Pozostałe  obszary do sformatowania krawędzi to: D25:E25, G8:H8, G10:H15, G17:H20 po operacji powinien arkusz wyglądać jak na poniższym rysunku i do wykonania tegoż można wykorzystać skrót klawiaturowy F4, który powtarza ostatnią operację, czyli zaznaczamy obszar D25:E25 i naciskamy F4, itd.

Teraz dodamy wytłuszczenie czcionki w kilku miejscach. Zaczniemy od STAN KASY – klikamy na komórkę D8 i możemy ten krok zrobić co najmniej na 3 różne sposoby:

1. menu kontekstowe – czyli naciskamy prawy przycisk myszki, pod nazwa czcionki jest pogrubiona litera B którą klikamy,
2. wstążka u góry ekranu – poniżej nazwy zakładki Narzędzia główne znajduje się nazwa czcionki, a pod nią pogrubiona litera B, która należny kliknąć,
3. i najprostsze rozwiązanie, moje ulubione – skrót klawiaturowy, naciskamy razem dwa klawisze Ctrl + B

Po wytłuszczeniu STAN KASY dalej wg własnego uznania bądź za pomocą jednej z trzech podpowiedzi, bądź używając klawisza F4 pogrubić następujące komórki: C9, D9, E9, D25, E25, G8, G10, G11, G17:G20

Dla podkreślenia nagłówków nadamy kolor tła kilku komórkom korzystając z wcześniej wspomnianego menu kontekstowego lub wstążki – tym razem wybierając ikonę wiaderka z farbą.

Proponuje zmienić tło w komórkach C8:E8 na powyższy, następnie kliknąć jeszcze raz na STAN kasy i zmienić kolor czcionki na biały – ikona A (na obrazku powyżej obok wiaderka z farbą). Następnie zmienić kolor zakresu C9:E9 na jaśniejszy odcień szarego.

Jeszcze zmiana wyrównania i scalanie kilku komórek. Najpierw zaznaczamy C9:E9, następnie w jeden z poznanych sposobów (2. menu kontekstowe lub 3. wstążka) zmieniamy ułożenie tekstu na Wyśrodkowanie. Zmieniamy formatowanie na wyśrodkowanie jeszcze w komórce D25.

W podobny sposób scalamy komórki w obszarach: C8:E8, G11:H11, G17:H17.

Część pierwsza kalkulatora wykonana

Tak, jeśli wszystko zostało dobrze przez Was wykonane, powinniście mieć gotowy kalkulator 🙂

Nie pozostaje nic tylko uzupełnić pola i sprawdzić czy wszystko jest liczone jak powinno – uzupełniony poniżej.

Oczywiście zapraszam do komentowania.