Mini kurs

Kalkulator gotówki w Excelu – Stan Kasy – część 1

Wstęp do cyklu jak stworzyć kalkulator gotówki w Excelu

Excel - Stan kasy część 1

Prosty, użyteczny plik do liczenia gotówki z utargu

Dawno, dawno temu... kiedy pracowałem w sklepie, jednym z moich obowiązków było liczenie gotówki z utargów. Jako, że Excel mi podpowiedział bym sobie pomógł w tym, stworzyłem kalkulator, z którego korzystałem bardzo długo, a także z czasem go rozwijałem o nowe funkcjonalności. Niestety w moim archiwum nie znalazłem tego narzędzia, więc  postanowiłem na poczet wpisu przygotować podobne narzędzie do tamtego.

Kalkulator stworzę podczas 5 części:

  1. stworzenie podstawowego kalkulatora gotówki w Excelu,
  2. oddzielenie warstwy logicznej od prezentacyjnej,
  3. dodanie obsługi błędów,
  4. dodanie zakładek, w których będzie informacja o płatnościach bonami, kartami oraz zakupów ratalnych,
  5. integracja z zewnętrznym systemem sprzedażowym.

Plik Excela do przykładu do pobrania na dole wpisu.

Założenia kalkulatora Stan Kasy

Wykorzystamy do obliczeń jedną z podstawowych funkcji jaką jest SUMA, oraz sformatujemy arkusz, aby nadać mu  schludny wygląd.

W kalkulatorze będzie można:

  • wpisać ilość posiadanego bilonu lub banknotów,
  • wpisać imię osoby sprawdzającej,
  • wpisać wartości całego utargu,
  • wpisać wartości płatności bezgotówkowych:
    • karty,
    • bony,
    • sprzedaż ratalna,
  • na końcu kalkulator pokaże wynik, czy stan gotówki jest taki sam jaki powinien być, na podstawie uzupełnionych danych.

Zaczynajmy.

Po otwarciu nowego arkusza w komórce D8 wpisuje nazwę narzędzia STAN KASY, poniżej zaś Nominał, Ilość i Wartość. W kolumnie Nominał wpisuje wartości dostępnych w naszym kraju banknotów i bilonu, natomiast w E10 wpisuje formułę =C10*E10, której celem będzie wyliczenie wartości nominału i jego ilości. Naciskam ENTER.

Excel - kalkulator gotówki

Następnie kopiuję formułę do pola E24 poprzez dwukrotny klik w prawym dolnym rogu komórki E10. W komórkę D25 wpisuję słowo Suma, a obok w E25 formułę zliczającą całą ilość gotówki =SUMA(E10:e24) i naciskam ENTER.

Excel - stan kasy - funkcja suma

Teraz po prawej stronie w wstawię kolejne dane potrzebne do realizacji zadania:

  • Osoba sprawdzająca
  • Wartość utargu
  • Płatności
  • Kartami
  • Bonami
  • Raty
  • Gotówka
  • Sprawdzenie kasy
  • Stan w kasie
  • Stan wg raportu
  • Różnica

Excel - stan kasy - kalkulator gotówki

W komórce H15 wpisuję formułę =H10-SUMA(H12:H14), która od Wartości utargu odejmuje sumę wartości płatności kartami, bonami oraz zakupów ratalnych.

H18 wpisuję E25, czyli sumę całej policzonej gotówki, w H19 wpisuję H15, czyli ilość gotówki jaka powinna być po odjęciu od sprzedaży płatności bezgotówkowych. Pozostaje w H20 dodać formułę sprawdzającą, czy wartości z komórek H18 H19 są takie same: =H18-H19.

Excel - stan kasy - sprawdzenie zgodności gotówki

Formatowanie danych

  1. Klikamy na komórkę C8  i nie zwalniając przycisku przeciągamy kursor do komórki E24,
  2. następnie naciskamy prawy przycisk myszy z menu kontekstowego klikamy na strzałkę przy formatowaniu krawędzi,
  3. z kolejnego menu wybieramy Wszystkie krawędzie.

Excel formatowanie komórek - stan kasy

Pozostałe  obszary do sformatowania krawędzi to: D25:E25, G8:H8, G10:H15, G17:H20 po operacji powinien arkusz wyglądać jak na poniższym rysunku i do wykonania tegoż można wykorzystać skrót klawiaturowy F4, który powtarza ostatnią operację, czyli zaznaczamy obszar D25:E25 i naciskamy F4, itd.

Excel Stan Kasy - sformatowane krawędzie

Teraz dodamy wytłuszczenie czcionki w kilku miejscach. Zaczniemy od STAN KASY - klikamy na komórkę D8 i możemy ten krok zrobić co najmniej na 3 różne sposoby:

  1. menu kontekstowe - czyli naciskamy prawy przycisk myszki, pod nazwa czcionki jest pogrubiona litera B którą klikamy,
  2. wstążka u góry ekranu - poniżej nazwy zakładki Narzędzia główne znajduje się nazwa czcionki, a pod nią pogrubiona litera B, która należny kliknąć,
  3. i najprostsze rozwiązanie, moje ulubione - skrót klawiaturowy, naciskamy razem dwa klawisze Ctrl + B

Po wytłuszczeniu STAN KASY dalej wg własnego uznania bądź za pomocą jednej z trzech podpowiedzi, bądź używając klawisza F4 pogrubić następujące komórki: C9, D9, E9, D25, E25, G8, G10, G11, G17:G20

Excel - kalkulator gotówki formatowanie tekstu

Dla podkreślenia nagłówków nadamy kolor tła kilku komórkom korzystając z wcześniej wspomnianego menu kontekstowego lub wstążki - tym razem wybierając ikonę wiaderka z farbą.

Excel - stan kasy, zmiana tła komórki

Proponuje zmienić tło w komórkach C8:E8 na powyższy, następnie kliknąć jeszcze raz na STAN kasy i zmienić kolor czcionki na biały - ikona A (na obrazku powyżej obok wiaderka z farbą). Następnie zmienić kolor zakresu C9:E9 na jaśniejszy odcień szarego.

Jeszcze zmiana wyrównania i scalanie kilku komórek. Najpierw zaznaczamy C9:E9, następnie w jeden z poznanych sposobów (2. menu kontekstowe lub 3. wstążka) zmieniamy ułożenie tekstu na Wyśrodkowanie. Zmieniamy formatowanie na wyśrodkowanie jeszcze w komórce D25.

Excel stan kasy - wyśrodkowanie tekstu w komórce

W podobny sposób scalamy komórki w obszarach: C8:E8, G11:H11, G17:H17.

Excel stan kasy scalanie komórek

Część pierwsza kalkulatora wykonana

Tak, jeśli wszystko zostało dobrze przez Was wykonane, powinniście mieć gotowy kalkulator 🙂

Stan kasy - kalkulator Excel

Nie pozostaje nic tylko uzupełnić pola i sprawdzić czy wszystko jest liczone jak powinno - uzupełniony poniżej.

Uzupełniony kalkulator Excel Stan Kasy

Oczywiście zapraszam do komentowania.

Newsletter

Zapisz się do Neslettera i bądź na bieżąco
No comments yet! You be the first to comment.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.